O
desafio que nos foi proposto nessa semana foi o de comparar planos de
classificação, o grupo Diplomática Sonora fez a comparação dos
planos de classificação do CONARQ, do plano de
classificação do Senado Federal, Fundo Isaak Francisco Rojas e o
plano de classificação da ANEEL.
O Plano de Classificação de documentos de
arquivo do Senado Federal é esquematizado segundo
as Funções, onde os tipos e séries de documentais estão
relacionados à área, função, subfunção e as atividades que
criam o documento.
Para
classificar um documento nesse plano, o primeiro passo é identificar
a área que produziu o documento, se foi a Área Fim ou Área Meio. A
Área seria um conjunto mais abrangente de funções que a
instituição exerce para atingir determinado objetivo, como
resultado dessa função são criados documentos arquivísticos.
No
Senado Federal as áreas de atuação são duas: Área Fim é área
finalística, motivo e razão da criação do senado, denominada de
Área Legislativa, a outra é a Área Meio, está é auxiliar da Área
Fim, dá o apoio necessário para que o Senado Federal desenvolva sua
missão institucional.
A
Função nesse plano de classificação é o objetivo ou finalidade
do Senado Federal, representa as atribuições naturais da
instituição. Na Área Fim são identificadas as funções de:
Assessoramento Técnico Legislativo, Processo Legislativo, Atividade
Legislativa e Fiscalizatória em Plenário, Atividade Legislativa e
Fiscalizatória das Comissões, Atividade Política dos Senadores,
Ordem e Defesa do Senado Federal e Atividade dos Conselhos.A Área
meio são as atividades de suporte e são divididas com as seguintes
funções: Gestão Estratégica da Atividade Administrativa,
Assessoria e Consultoria Jurídica, Atendimento ao Público,
Comunicação Institucional, Gestão de Documentos e Informações,
Gestão de Tecnologia da Informação, Gestão de Recursos Humanos,
Gestão Orçamentária e Financeira
Gestão
Materiais e Bens, Gestão de Serviços Gráficos e Editoriais,
Segurança, Proteção e Policiamento e Gestão de Prestação de
Serviços Complementares.
As
funções da Área Fim e Área Meio podem ser subdivididas em
Subfunções e Atividades. A Subfunção está
relacionada a organização de atividades relacionadas a uma função.
A Atividade são as ações produzidas no exercício
de uma função ou subfunção.
Essas
atividades geram documentos que associados a essas atividades são
definidos Tipos Documentais. Então o Tipo ou Série
Documental é o conjunto de documentos naturalmente produzidos no
exercício de uma atividade que produz e tramita e documento. O tipo
documental é definido pela junção da espécie (configuração que
assume o documento para a consecução de seus objetivos) relacionada
com atividade que gera o documento.
Esse
Plano prevê quatro níveis até chegar ao documento, começa na
função, vai para Subfunção, Atividade e por fim se chega ao Tipo
Documental.
O
sistema de codificação é composto por quatro campos
numéricos separados por um ponto, onde cada campo representa um
nível de classificação.
Assim,
o primeiro campo refere-se às funções, o segundo às subfunções,
o terceiro às atividades e o quarto aos tipos documentais, como no
exemplo que se segue:
Código
de Classificação
|
Nível
de Classificação
|
|
|---|---|---|
54
|
Função
|
Gestão
de Documentos e Informações
|
54.01
|
Subfunção
|
Normatização
da Gestão de Documentos e Informações
|
54.01.01
|
Atividade
|
Elaboração
de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Documentos e
Informações
|
54.01.01.06
|
Tipo
Documental
|
Manual
de Gestão de Documentos e Informações
|
-------------------------------------------------------------------------------------------
No modelo de Plano de classificação do CONARQ o
código de classificação, as funções, atividades, espécies
e tipos documentais estão divididos por assunto, estão estruturados
e distribuídos de acordo com a função e atividades do órgão.
Cada Função, atividade e assunto recebe um código, esses códigos
refletem a hierarquia funcional das atividades desempenhada pelo
órgão, definidas em classes, subclasses, grupos e subgrupos até
chegar nos tipos documentais, esse esquema vai do assunto geral até
chegar em um documento especifico.
Nesse
tipo de plano os códigos são os decimais, dividido em dez classes,
subdividido em subclasses, grupos e subgrupos. As dez classes
principais recebem 3 números inteiro, composta por 3 algarismos.
Classe
000
Classe
100
Classe
200
Classe
300
Classe
400
Classe
500
Classe
600
Classe
700
Classe
800
Classe
900
Exemplo
de plano de classificação usado a Resolução 14 do CONARQ.
030
MATERIAL
-
Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos,
estudos e/ou decisões de caráter geral.
030.1
CADASTRO DE FORNECEDORES
031
ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO. CODIFICAÇÃO. PREVISÃO.
CATÁLOGO.
IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO (inclusive amostras)
032
REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS
(inclusive
assinaturas autorizadas e reprodução de formulários)
033
AQUISIÇÃO (inclusive licitações)
033.1
MATERIAL PERMANENTE
-
Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário,
aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de
arte.
-
Quanto à documentação bibliográfica, classificar em 062.
033.11
COMPRA (inclusive compra por importação)
033.12
ALUGUEL. COMODATO. LEASING
033.13
EMPRÉSTIMO. DOAÇÃO. CESSÃO. PERMUTA
-------------------------------------------------------------------------------------------
O Plano de Classificação da ANEEL (Agência
Nacional de Energia Elétrica) tem como base os assuntos, é balizado
pela Resoluçao 14 do CONARQ. Nesse plano os assuntos são divididos
em três categorias: Atividades amplas de gestão (.trata diretamente
das metas institucionais), Atividades Meio (Refletem as atividades
meio ou administrativas e financeiras e abarcando assuntos
relacionados à Secretaria, recursos humanos, materiais e
financeiros, comunicação e informação) e Atividades Fim
(Nestes itens foram contemplados os assuntos relativos às atividades
fim da ANEEL e por este motivo, refletem suas atribuições
reguladoras e fiscalizadoras). As classes principais estão
relacionadas a grandes funções correspondes a missão da
instituição, em seguida temos as subclasses, grupos e subgrupos.
O
plano de classificação da ANEEL usa uma estrutura similar a do
CONARQ dividindo os atividades por códigos hierarquicamente
subordinados, de uma função mais ampla até a tipologia documental,
sendo atribuído códigos nas divisões.
Exemplo
de classificação usando esse código.
030
- Material e Serviços
030.1
- Cadastro de fornecedores
031
- Especificação, previsão, classificação e controle
032
- Serviços reprográficos
033
- Aquisição
033.1
- Material (permanente e de consumo) e serviços
033.11
– Compra
033.111
– Concorrência
033.112
– Tomada de preços
033.113
– Convite
033.114
– Inexigibilidade
033.115
– Dispensa de licitação
033.12
- Aluguel. Comodato. Leasing
033.13
- Doação. Cessão. Permuta
-------------------------------------------------------------------------------------------
O FUNDO ISAAK FRANCISCO ROJAS
É um fundo pessoal de um militar naval argentino, foi dividido 6
funções: Personal, Carrera Militar, Vice Presidencia
Provisional de La Nacion, Retiro Efectivo, Actividad
Politico-Intelectual, Coleccion Bibliografica, Investigacion
"Revoluición libertadora". A metodologia adotada na
elaboração desse fundo foi a descrita pela ISAD(G)
General International Standard Archival Description, ou Norma Geral
Internacional de Descrição Arquivística. É uma norma desenvolvida
pelo Conselho
Internacional de Arquivos que
estabelece diretrizes gerais para a descrição arquivística, deve
ser usada em conjunto com normas ou recomendações nacionais
existentes em cada país.
OBJETIVOS
PRECONIZADOS PELO ISAD AO SE CRIAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Assegurar
a produção de descrições consistentes e auto-explicativas.
Facilitar
a recuperação e troca de informação sobre documentos de arquivo.
Possibilitar
a partilha de dados de autoridade.
Tornar
possível a integração de descrições provenientes de diferentes
entidades detentoras num sistema unificado de informação.
PRINCÍPIOS ORIENTADORES
A
descrição arquivística baseia-se no respeito pela proveniência e
pela ordem original.
A
descrição arquivística é um reflexo da organização da
documentação.
A
organização da documentação de arquivo estrutura-se em níveis
hierárquicos, relacionados entre si.
Os
níveis de descrição são determinados pelos níveis de
organização.
A
descrição arquivística aplica-se a toda a documentação de
arquivo, independentemente da sua forma e suporte.
A
descrição arquivística aplica-se a todas as fases de vida da
documentação de arquivo, podendo variar apenas os elementos de
informação considerados na descrição, e a exaustividade com que
são preenchidos.
A
descrição arquivística aplica-se igualmente a toda a documentação
de arquivo, independentemente de ser produzida por uma pessoa
colectiva, uma pessoa singular ou por uma família.
Exemplo
de aplicação do plano de classificação descrito pelo ISAD no
fundo Isaak Francisco Rojas.
Zona
de identificação (Descrição teórica descrita pelo ISAD(G))
- Código(s) de referência
- Título
- Data(s)
- Nível de descrição
- Dimensão e suporte
identificação área (Aplicação prática no fundo ISAAK FRANCISCO ROJAS)
Referência:
AR-MD-ARA-DEHN-FIFR-Personal.Recibos de ativos e despesas
Título:
ativos e despesas Receipts
Datas: 1955-1962
Nível de descrição Série
Volume e apoio unidade Descrição: 1 caixa, papel
------------------------------------------------------------------------------------------
Zona
de conteúdo e estrutura (Descrição teórica descrita
pelo ISAD(G))
- Âmbito e conteúdo
- Avaliação, seleção e eliminação
- Ingresso(s) adicional(ais)
- Sistema de organização
Conteúdo e estrutura da área (Aplicação prática no fundo ISAAK FRANCISCO ROJAS)
Alcance
e conteúdo:
Esta série inclui recibos de pagamento recebidas por
Isaac F. Rojas desde que ele atua como Vice-Presidente interino da
Nação, bem como o seu papel como militar. Em adição há
várias despesas comprovantes Rojas, sua esposa e filha, como a
compra do vestido.
-------------------------------------------------------------------------------------------
Zona
de controlo da descrição (Descrição teórica descrita
pelo ISAD(G))
- Nota do(s) arquivista(s)
- Regras ou convenções
- Data(s) da(s) descrição(ões)
Nenhum comentário:
Postar um comentário