sexta-feira, 29 de abril de 2016

Comparando os Planos de Classificação




O desafio que nos foi proposto nessa semana foi o de comparar planos de classificação, o grupo Diplomática Sonora fez a comparação dos planos de classificação do  CONARQ,  do plano de classificação do Senado Federal, Fundo Isaak Francisco Rojas e o plano de classificação da ANEEL.

                                                 

O Plano de Classificação de documentos de arquivo do Senado Federal é esquematizado segundo as Funções, onde os tipos e séries de documentais estão relacionados à área, função, subfunção e as atividades que criam o documento.
Para classificar um documento nesse plano, o primeiro passo é identificar a área que produziu o documento, se foi a Área Fim ou Área Meio. A Área seria um conjunto mais abrangente de funções que a instituição exerce para atingir determinado objetivo, como resultado dessa função são criados documentos arquivísticos.

No Senado Federal as áreas de atuação são duas: Área Fim é área finalística, motivo e razão da criação do senado, denominada de Área Legislativa, a outra é a Área Meio, está é auxiliar da Área Fim, dá o apoio necessário para que o Senado Federal desenvolva sua missão institucional.

A Função nesse plano de classificação é o objetivo ou finalidade do Senado Federal, representa as atribuições naturais da instituição. Na Área Fim são identificadas as funções de: Assessoramento Técnico Legislativo, Processo Legislativo, Atividade Legislativa e Fiscalizatória em Plenário, Atividade Legislativa e Fiscalizatória das Comissões, Atividade Política dos Senadores, Ordem e Defesa do Senado Federal e Atividade dos Conselhos.A Área meio são as atividades de suporte e são divididas com as seguintes funções: Gestão Estratégica da Atividade Administrativa, Assessoria e Consultoria Jurídica, Atendimento ao Público, Comunicação Institucional, Gestão de Documentos e Informações, Gestão de Tecnologia da Informação, Gestão de Recursos Humanos, Gestão Orçamentária e Financeira
Gestão Materiais e Bens, Gestão de Serviços Gráficos e Editoriais, Segurança, Proteção e Policiamento e Gestão de Prestação de Serviços Complementares.

As funções da Área Fim e Área Meio podem ser subdivididas em  Subfunções e Atividades. A Subfunção  está relacionada a organização de atividades relacionadas a uma função.  A Atividade são as ações produzidas no exercício de uma função ou subfunção. 
Essas atividades geram documentos que associados a essas atividades são definidos Tipos Documentais. Então o Tipo ou Série Documental é o conjunto de documentos naturalmente produzidos  no exercício de uma atividade que produz e tramita e documento. O tipo documental é definido pela junção da espécie (configuração que assume o documento para a consecução de seus objetivos) relacionada com atividade que gera o documento. 
Esse Plano prevê quatro níveis até chegar ao documento, começa na função, vai para Subfunção, Atividade e por fim se chega ao Tipo Documental.
O sistema de codificação é composto por quatro campos numéricos separados por um ponto, onde cada campo representa um nível de classificação.
Assim, o primeiro campo refere-se às funções, o segundo às subfunções, o terceiro às atividades e o quarto aos tipos documentais, como no exemplo que se segue:

Código de Classificação
Nível de Classificação

54
Função
Gestão de Documentos e Informações
54.01
Subfunção
Normatização da Gestão de Documentos e Informações
54.01.01
Atividade
Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Documentos e Informações
54.01.01.06
Tipo Documental
Manual de Gestão de Documentos e Informações
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 No modelo de Plano de classificação do CONARQ o  código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais estão divididos por assunto, estão estruturados e distribuídos de acordo com a função e atividades do órgão. Cada Função, atividade e assunto recebe um código, esses códigos refletem a hierarquia funcional das atividades desempenhada pelo órgão, definidas em classes, subclasses, grupos e subgrupos até chegar nos tipos documentais, esse esquema vai do assunto geral até chegar em um documento especifico. 
Nesse tipo de plano os códigos são os decimais, dividido em dez classes, subdividido em subclasses, grupos e subgrupos. As dez classes principais recebem 3 números inteiro, composta por 3 algarismos.
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900

Exemplo de plano de classificação usado a Resolução 14 do CONARQ.

030 MATERIAL
- Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral.
     030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES

031 ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO. CODIFICAÇÃO. PREVISÃO.
CATÁLOGO. IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO (inclusive amostras)

032 REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS
(inclusive assinaturas autorizadas e reprodução de formulários)

033 AQUISIÇÃO (inclusive licitações)

      033.1 MATERIAL PERMANENTE
- Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte.
- Quanto à documentação bibliográfica, classificar em 062.
             033.11 COMPRA (inclusive compra por importação)
             033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING
             033.13 EMPRÉSTIMO. DOAÇÃO. CESSÃO. PERMUTA

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O Plano de Classificação da ANEEL (Agência Nacional de Energia Elétrica) tem como base os assuntos, é balizado pela Resoluçao 14 do CONARQ. Nesse plano os assuntos são divididos em três categorias: Atividades amplas de gestão (.trata diretamente das metas institucionais), Atividades Meio (Refletem as atividades meio ou administrativas e financeiras e abarcando assuntos relacionados à Secretaria, recursos humanos, materiais e financeiros, comunicação e informação) e Atividades Fim (Nestes itens foram contemplados os assuntos relativos às atividades fim da ANEEL e por este motivo, refletem suas atribuições reguladoras e fiscalizadoras). As classes principais estão relacionadas a grandes funções correspondes a missão da instituição, em seguida temos as subclasses, grupos e subgrupos.  
O plano de classificação da ANEEL usa uma estrutura similar a do CONARQ dividindo os atividades por códigos hierarquicamente subordinados, de uma função mais ampla até a tipologia documental, sendo atribuído códigos nas divisões.
Exemplo de classificação usando esse código.

030 - Material e Serviços

                             030.1 - Cadastro de fornecedores

031 - Especificação, previsão, classificação e controle

032 - Serviços reprográficos
033 - Aquisição
                             033.1 - Material (permanente e de consumo) e serviços
                              033.11 – Compra
                                033.111 – Concorrência
                                033.112 – Tomada de preços
                                033.113 – Convite
                                033.114 – Inexigibilidade
                                033.115 – Dispensa de licitação
                              033.12 - Aluguel. Comodato. Leasing
                              033.13 - Doação. Cessão. Permuta

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O FUNDO ISAAK FRANCISCO ROJAS

 É um fundo pessoal de um militar naval argentino, foi dividido 6 funções: Personal, Carrera Militar, Vice Presidencia Provisional de La Nacion, Retiro Efectivo, Actividad Politico-Intelectual, Coleccion Bibliografica, Investigacion "Revoluición libertadora".  A metodologia adotada na elaboração desse fundo foi a descrita pela  ISAD(G) General International Standard Archival Description, ou Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística. É uma norma desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos  que estabelece diretrizes gerais para a descrição arquivística, deve  ser usada em conjunto com normas ou recomendações nacionais existentes em cada país.  

OBJETIVOS PRECONIZADOS PELO ISAD AO SE CRIAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Assegurar a produção de descrições consistentes e auto-explicativas.
Facilitar a recuperação e troca de informação sobre documentos de arquivo.
Possibilitar a partilha de dados de autoridade.
Tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades detentoras num sistema unificado de informação.

PRINCÍPIOS ORIENTADORES
A descrição arquivística baseia-se no respeito pela proveniência e pela ordem original.
A descrição arquivística é um reflexo da organização da documentação.
A organização da documentação de arquivo estrutura-se em níveis hierárquicos, relacionados entre si.
Os níveis de descrição são determinados pelos níveis de organização.
A descrição arquivística aplica-se a toda a documentação de arquivo, independentemente da sua forma e suporte.
A descrição arquivística aplica-se a todas as fases de vida da documentação de arquivo, podendo variar apenas os elementos de informação considerados na descrição, e a exaustividade com que são preenchidos.
A descrição arquivística aplica-se igualmente a toda a documentação de arquivo, independentemente de ser produzida por uma pessoa colectiva, uma pessoa singular ou por uma família.

Exemplo de aplicação do plano de classificação descrito pelo ISAD no fundo Isaak Francisco Rojas.
 Zona de identificação (Descrição teórica descrita pelo  ISAD(G))
  • Código(s) de referência
  • Título
  • Data(s)
  • Nível de descrição
  • Dimensão e suporte

identificação área (Aplicação prática no fundo  ISAAK FRANCISCO ROJAS)

Referência: AR-MD-ARA-DEHN-FIFR-Personal.Recibos de ativos e despesas
Título: ativos e despesas Receipts
Datas: 1955-1962

Nível de descrição Série

Volume e apoio unidade Descrição: 1 caixa, papel


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Zona de conteúdo e estrutura (Descrição teórica descrita pelo  ISAD(G))
  • Âmbito e conteúdo
  • Avaliação, seleção e eliminação
  • Ingresso(s) adicional(ais)
  • Sistema de organização

Conteúdo e estrutura da área (Aplicação prática no fundo  ISAAK FRANCISCO ROJAS)

Alcance e conteúdo:
Esta série inclui recibos de pagamento recebidas por Isaac F. Rojas desde que ele atua como Vice-Presidente interino da Nação, bem como o seu papel como militar. Em adição há várias despesas comprovantes Rojas, sua esposa e filha, como a compra do vestido.


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Zona de controlo da descrição (Descrição teórica descrita pelo  ISAD(G))
  • Nota do(s) arquivista(s)
  • Regras ou convenções
  • Data(s) da(s) descrição(ões)

Controle descrição área (Aplicação prática no fundo  ISAAK FRANCISCO ROJAS)

Arquivista 's nota: Compilado por Alan ferrugem
regras ou normas: ISAD
descrições Data: novembro 2014


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